De uitdaging
KOV verwerkte dagelijks meer dan 1.400 inkomende e-mails. Elke e-mail werd handmatig gelezen, gesorteerd en naar de juiste afdeling doorgezet. Dat kostte een groot deel van de dag en liet weinig ruimte voor het echte werk: contact met de klant.
Bij drukte of afwezigheid liepen de wachtrijen op en duurde het langer voordat een vraag bij de juiste persoon lag.
Onze aanpak
We hebben een AI agent ingezet die inkomende e-mails automatisch leest, classificeert en routeert. De agent herkent het type bericht, haalt de relevante gegevens eruit en zet het door naar de juiste afdeling.
Het resultaat
De agent neemt het sorteerwerk over, zodat het team weer tijd heeft voor klantcontact. De doorlooptijd per e-mail is fors korter en KOV kan de aankomende groei opvangen zonder extra handen op de mailbox.